Zarządzanie obiektami, czyli Facility Management lub FM, to obszar skupiający się na koordynacji zarządzania przestrzenią i zasobami ludzkimi, jak również zasobami organizacji. Jest to dziedzina łącząca kilka różnych nauk, by osiągnąć wyższą efektywność operacyjną i lepszą kontrolę nad zadaniami realizowanymi przez firmę. Aby skutecznie podejść do FM, warto postawić na sprawdzone rozwiązania, które wspierają tego typu inicjatywy – w tym systemy CMMS, które mogą służyć nie tylko do zarządzania utrzymaniem ruchu.
Co to jest Facility Management?
Termin Facility Management, zapisywany skrótowo „FM”, najczęściej tłumaczy się jako „zarządzanie obiektami”. Pod tym pojęciem kryje się jednak wiele różnorodnych zadań – jest to interdyscyplinarna dziedzina obejmująca planowanie, organizację, koordynację i kontrolę wszystkich aspektów operacyjnych związanych z utrzymaniem budynków i infrastruktury. Co ważne, w ramach FM uwzględnia się zarówno zasoby fizyczne, jak i zasoby ludzkie. Głównym celem Facility Management jest zapewnienie optymalnego środowiska pracy, które będzie oferować odpowiedni poziom komfortu i bezpieczeństwa, jednocześnie wspierając efektywność działań. FM ma istotne znaczenie w różnych sektorach – w tym także w przemyśle, gdzie ma spory wpływ na skuteczność funkcjonowania organizacji, wysokość kosztów operacyjnych i realizację celów strategicznych.
Hard FM i soft FM – dwa główne obszary Facility Management
Ze względu na fakt, że Facility Management to dość rozległa dziedzina, FM przeważnie dzieli się na dwa osobne, ale współgrające ze sobą obszary: tzw. hard FM i soft FM, czyli „twarde zarządzanie obiektami” i „miękkie zarządzanie obiektami”. Pierwszy z nich skupia się na technicznym zarządzaniu budynkami, ich infrastrukturą i urządzeniami, kładąc nacisk na fizyczne środowisko pracy w danej nieruchomości. Soft FM obejmuje natomiast przede wszystkim usługi wspierające, takie jak zarządzanie sprzątaniem, ochroną czy przestrzenią budową, integrując przy tym także kwestie związane z psychologią pracy. Skuteczne podejście do Facility Management powinno uwzględniać zarówno zadania związane z hard FM, jak i soft FM.
Obowiązki osób zajmujących się Facility Management
Skuteczne zarządzanie nieruchomościami wymaga nie tylko szerokiego zakresu kompetencji, lecz także dostępu do odpowiednich narzędzi. Wiąże się to m.in. z dość rozległą listą obowiązków osób odpowiedzialnych za FM. W kontekście obiektów przemysłowych i komercyjnych można wymienić:
- Planowanie przestrzenne – efektywne wykorzystanie przestrzeni w budynkach to jeden z głównych celów FM. Zarządca musi uwzględnić kwestie takie jak potrzeby organizacji, liczba osób znajdujących się w danym obiekcie czy specyfika działalności. Do tego dochodzą też zmiany dotyczące organizacji pracy, zwłaszcza w środowisku biurowym – np. rosnąca popularność hybrydowego trybu pracy czy tzw. hot-deskingu, który polega na udostępnianiu biurek dla dowolnych pracowników w ramach systemu rezerwacji, zamiast przypisywaniu konkretnego biurka do jednego pracownika.
- Zarządzanie techniczne budynkiem – obejmuje wszelkie zadania związane z nadzorem nad funkcjonowaniem i utrzymaniem systemów technicznych. Wśród nich znajdują się natomiast rozwiązania HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja), instalacje elektryczne, systemy wodno-kanalizacyjne, systemy bezpieczeństwa przeciwpożarowego czy windy i inne urządzenia transportowe.
- Zarządzanie zasobami i kosztami – zarządca obiektu jest odpowiedzialny także za kontrolowanie zużycia energii i monitorowanie wysokości kosztów operacyjnych, jak również za planowanie budżetu na konserwację i modernizację obiektów czy ich wyposażenia. W tym obszarze bardzo pomocnym rozwiązaniem może być oprogramowanie klasy CMMS, które znacznie usprawnia kontrolę nad zasobami.
- Utrzymanie zgodności z wymogami prawnymi – dostosowanie sposobu funkcjonowania obiektu do norm prawnych, takich jak przepisy budowlane, regulacje BHP czy wymagania środowiskowe. Aktualnie szczególnie istotną kwestię odgrywa ostatni obszar, który wymusza na wielu obiektach konieczność dostosowania obecnej infrastruktury pod kątem zmniejszenia zużycia energii lub korzystania z ekologicznych źródeł.
- Zarządzanie bezpieczeństwem – wprowadzanie i utrzymywanie procedur minimalizujących ryzyko awarii, wypadków i innych incydentów. W wielu branżach należy także uwzględnić wymagania prawne dotyczące tego typu procesów.
Zarządzanie dużymi obiektami – wyzwania
Zarządzanie dużymi budynkami i rozbudowaną infrastrukturą, np. w ramach środowiska przemysłowego, wiąże się z wieloma wyzwaniami, które wynikają ze skali obiektów, złożoności konstrukcji i wymagań technologicznych. W takich lokalizacjach infrastruktura techniczna może być bardzo skomplikowana, a jednocześnie wymaga stałego nadzoru. Systemy HVAC, sieci elektryczne, instalacje wodno-kanalizacyjne czy systemy bezpieczeństwa muszą działać niezawodnie cały czas – z tego względu istotną rolę odgrywają regularne przeglądy, odpowiednio zaplanowane działania konserwacyjne i szybka reakcja na usterki. Warto też zaznaczyć, że Facility Manager często musi też koordynować pracę wielu zespołów: od techników, przez sprzątaczy i ochronę, aż po administrację. To z kolei wymusza stosowanie odpowiednich narzędzi do zarządzania zadaniami i harmonogramami, bez których łatwo stracić kontrolę nad realizacją poszczególnych działań.
Kolejnym istotnym wyzwaniem w kontekście zarządzania dużymi obiektami przemysłowymi i komercyjnymi są wysokie koszty operacyjne. W ich skład wchodzą wydatki na energię, wodę, materiały eksploatacyjne czy usługi zewnętrzne. Aby je ograniczyć, można np. wprowadzić technologie energooszczędne, jak również stosować inne strategie pozwalające na zminimalizowanie wydatków. Należy przy tym pamiętać o zachowaniu zgodności z przepisami i dostosowywaniu obiektów do obowiązujących norm. Dotyczy to zarówno regulacji środowiskowych, jak i tych związanych z bezpieczeństwem pracy czy ochroną danych. W odniesieniu do przemysłu szczególnym ryzykiem są też potencjalne awarie systemów, które mogą zakłócić funkcjonowanie obiektu, jak również doprowadzić do przestojów – w takich warunkach czas reakcji na usterkę ma kluczowe znaczenie.
Systemy CMMS – wsparcie dla Facility Management
Oprogramowanie CMMS (Computerized Maintenance Management System – skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu) pełni istotną funkcję zarówno w obszarze utrzymania ruchu, jak i zarządzania obiektami. Tego typu systemy są dość wszechstronne, a jedną z ich głównych funkcji jest gromadzenie informacji o zasobach i przeglądach technicznych – dzięki temu mogą być z powodzeniem wykorzystane także w tej dziedzinie. W ten sposób można zadbać nie tylko o stałe utrzymanie sprawności poszczególnych systemów, lecz także lepszą organizację pracy zespołów.
CMMS pozwala m.in. na stworzenie kompleksowej bazy danych obejmującej informacje o wszystkich elementach infrastruktury technicznej budynku. Tak przechowywane dane można z kolei wykorzystać do ewidencjonowania urządzeń i systemów, monitorowania ich stanu technicznego czy śledzenia historii napraw. Przydatną funkcją jest też automatyczne tworzenie harmonogramów przeglądów technicznych i napraw prewencyjnych, co pozwala na minimalizację ryzyka awarii. Oprócz tego ważną korzyścią płynącą ze stosowania CMMS jest szybkie raportowanie usterek i możliwość podjęcia natychmiastowej reakcji na ewentualne awarie. Co więcej, dzięki CMMS cała dokumentacja może być przechowywana w jednym, łatwo dostępnym miejscu, co przekłada się na łatwiejsze zapewnienie zgodności z przepisami i sprawniejsze przygotowanie do audytów czy kontroli. Systemy CMMS mogą też generować raporty dotyczące kwestii takich jak koszty konserwacji, częstotliwość awarii czy efektywność działania zespołów technicznych.
Korzyści wdrożenia CMMS w Facility Management
Implementacja systemu CMMS w ramach Facility Management przynosi wiele korzyści – zarówno dla właścicieli obiektów, jak i ich użytkowników. Do największych zalet bez wątpienia należy zwiększona efektywność operacyjna, która bezpośrednio wynika z automatyzacji procesów i utrzymania większej kontroli nad zasobami. W wielu przypadkach wdrożenie CMMS, mimo że wiąże się z pewnymi wydatkami początkowymi, prowadzi też do obniżenia kosztów bieżących – zwłaszcza poprzez uniknięcie kosztownych awarii. CMMS to również lepsza organizacja pracy, poprawa bezpieczeństwa i zwiększenie transparentności w obszarze funkcjonowania obiektu. Wszystko to sprawia, że CMMS doskonale współgra z potrzebami różnych budynków – zarówno obiektów przemysłowych, jak i komercyjnych.
Facility Management ze wsparciem ze strony systemu CMMS
Facility Management odgrywa bardzo istotną rolę w obszarze zarządzania nieruchomościami i ich infrastrukturą, zwłaszcza w wymagających branżach, takich jak przemysł. Aby jednak odpowiedzieć na rosnące wyzwania związane ze złożonością technologiczną procesów czy optymalizacją kosztów, potrzebne są odpowiednie rozwiązania wspierające działania na tym polu. Polecaną opcją są m.in. systemy CMMS, które stają się nieodzownym elementem nowoczesnego zarządzania. Choć ich funkcjonalność jest przygotowana pod kątem utrzymania ruchu, możliwości takiego oprogramowania są dość uniwersalne, co pozwala też na wykorzystanie w ramach zarządzania obiektami. Z ich użyciem można osiągnąć większą efektywność pracy, skutecznie monitorować zasoby i utrzymać zgodność z przepisami. Dzięki wdrożeniu CMMS Facility Management staje się bardziej skuteczny, transparentny i dostosowany do potrzeb współczesnych organizacji – zapraszamy do kontaktu, by dowiedzieć się więcej na temat naszych rozwiązań.
